Świat XXI wieku – firma w „chmurze”

Od dawien dawna marzeniem teoretyków zarządzania jest, jeśli nie całkowite to przynajmniej częściowe, przeniesienie firm do sieciowej rzeczywistości. Rozwój mobilnego Internetu oraz nowych technologii związanych z wirtualnymi dyskami pozwala tę wizję dzisiaj zrealizować.

Biuro bez papieru – niespełnione marzenia

Wraz z rozwojem technologii komputerowych, coraz śmielej zaczęto myśleć o wyeliminowaniu drukowanych dokumentów. Jednym z pierwszych marzeń było „biuro bez papieru”. Powojenna industrializacja spowodowała wzrost biurokracji, jako sposobu zarządzania dużymi organizacjami. To specyficzna forma kierowania, bardzo sformalizowana. Każda decyzja musi być udokumentowana. Według wizjonerów upowszechnienie komputerów spowoduje bezpowrotne wyeliminowanie papieru z firmowych biurek. Binarne pliki przechowywane na serwerach miały go zastąpić. To jednak nie do końca się udało, głównie z powodu braku zaufania do tego rodzaju notatek. Nie udało się upowszechnić autoryzowanego podpisu. Ponadto trudno było przełamać przyzwyczajenie do klasycznego pisma z pieczątka i podpisem. Oczywiście możliwość przechowywania wielu dokumentów w wersji elektronicznej znacząco zmniejszyła firmowe archiwa. W korporacjach i instytucjach ochrona danych i informacji wrażliwych były zawsze priorytetem. Kwestia bezpieczeństwa miała także wpływ na fakt, że jednak do dzisiaj najważniejsze dane przechowywane są w formie papierowych teczek a nie folderów na twardych dyskach.

Globalizacja – nowe wyzwanie dla firm

Splot wielu procesów (politycznych, ekonomicznych i społecznych) stworzył nowe środowisko funkcjonowania firm. Do niedawna, globalną działalność prowadziło może kilkadziesiąt koncernów. Obecnie taką możliwość ma praktycznie każdy. Szereg firm otwiera swoje filie na dalekich krańcach globu. Ich wkroczenie zmusza z kolei rodzimych producentów do podjęcia wojny konkurencyjnej. W ramach procesu optymalizacji szukają podwykonawców w miejscach, gdzie koszty pracy są niższe. Na dodatek zachowania konsumentów kształtowane są przez globalne media, jedne trendy odchodzą, drugie szybko zdobywają ich umysły. Firmy, aby utrzymać się na rynku, muszą z tymi wszystkimi problemami walczyć, na wszelkie zmiany bardzo szybko reagować. Kluczem do sprostania tym wyzwaniom jest mobilność.

Płynna rzeczywistość

Współczesna rzeczywistość diametralnie różni się od tej sprzed kilkudziesięciu lat. To nie tylko efekt globalizacji, która umożliwiła przepływ ludzi i kapitału na nieznaną dotąd skalę. To także skutek wielu procesów społecznych związanych ze zmianami stylu życia, zaniku pewnych norm i zmian kulturowych. Według najbardziej znanego na świecie polskiego socjologa Zygmunta Bauman, obecnie nic nie jest trwałe, wszystko jest płynne. Wydaje się, że nie możemy temu „postępowi” zapobiec, musimy się do tego przystosować. Zmiany te dotyczą także zachowań konsumenckich. W obecnej epoce kapitalizmu, najbogatsi zamiast kupować rzeczy, konsumują wrażenia. Zmienia się także geografia konsumpcjonizmu, coraz więcej dóbr nabywają ci, którzy do niedawna, nie mogli zaspokoić nawet swoich elementarnych potrzeb. I tak na przykład dzisiaj dla producentów papierosów Azja jest największym rynkiem, Europa ze względu na swoją małą populację i zmiany trybu życia (mieszkańcy krajów tego kontynentu coraz częściej wybierają ekologiczny styl życia) utraciła znaczenie. Trendy szybciej przepływają z kraju do kraju, mody szybko przemijają. Firmy chcąc sprostać tym wszystkim wymaganiom muszą być bardzo mobilne. Muszą stale otwierać nowe filie, niektóre szybko przenosić a niektóre zamykać tam, gdzie rynek się zmienił – czy to za sprawą zapaści ekonomicznej czy zmiany wyznawanych wartości. Pracownicy wielu światowych koncernów latają z miejsca na miejsce. Sami nawet nie wiedzą, gdzie będą spali jutro. Bardzo często menagerowie zostają oddelegowani na jakiś czas do oddalonego o tysiące kilometrów oddziału. Czasem z góry wiadomo, że został on stworzony na jakiś czas, dlatego instalowanie tam całej infrastruktury technicznej mija się z celem. Jednak ich szefowie muszą mieć dostęp do wiedzy i informacji, które znajdują się w siedzibie firmy.

„Chmura” – wirtualne dyski przyszłości

Współcześnie prawie każdy koncern działający w obszarze technologii internetowych posiada swój wirtualny dysk. (Dropbox, SkyDrive, Google Drive, Sugar Sync). To rozwiązanie bardzo wygodne nie tylko dla firm, ale także zwykłych użytkowników. Pozwala przechowywać w wirtualnej przestrzeni duże zasoby danych, do których można mieć dostęp z każdego miejsca na świecie (oczywiście niezbędne jest posiadanie komputera lub smartfona z łączem internetowym).

Coraz więcej firm decyduje się na takie rozwiązanie. Kluczowe dane związane z działalnością firmy znajdują się na jednym z serwerów, do którego dostęp mają pracownicy rozsiani po całym świecie. Oczywiście obszar danych, które będą dostępne dla konkretnego pracownika będzie inny. Wynika to nie tylko ze stopnia wtajemniczenia, ale po prostu zwykłej funkcjonalności. Szeregowy przedstawiciel handlowy nie musi mieć wglądu do całości, aby skutecznie działać.

Do dyspozycji firm jest wiele wirtualnych dysków, od tych najprostszych do bardzo zaawansowanych rozwiązań technicznych. Jednym z najbardziej znanych jest Dropbox. Jego istota działania jest bardzo prosta, instalujemy klienta aplikacji i zakładamy konto w serwisie. Na komputerze pracownika tworzy się folder, do którego można dodawać pliki. Po każdorazowym zarchiwizowaniu jakiegoś pliku, zawartość naszego foldera będzie się automatycznie zsynchronizowała z zawartością jego odpowiednika na serwerze. Mówiąc prościej, wszystkie zapisane pliki na komputerze będą także zapisane w folderze na wirtualnym dysku. Pliki te mogą być dostępne ponadto dla wszystkich osób, którym przyznany takie uprawnienia. Przy pomocy tego rodzaju narzędzi istnieje możliwość pracy na jednym pliku, wszyscy uczestnicy projektu mają wgląd w bieżące efekty pracy. Mogą je od razu przeglądać i poprawiać. To skraca czas związany z ich przesyłaniem pocztą e-mail.

Do niedawna wielu pracowników wyjeżdżających w delegację, zabierało ze sobą na twardym dysku zestaw potrzebnych w pracy danych. W przypadku jego zgubienia, dane mogły trafić w niepowołane ręce. Było to bardzo niebezpieczne. Dzisiaj to nie jest konieczne, wystarczy dane umieścić na serwerze. Z każdego miejsca na świecie będziemy mogli do tych danych dotrzeć. Pomimo, że teoretycznie istnieje możliwość włamania się na serwer, to i tak jest to rozwiązanie bezpieczniejsze.

Podsumowanie