W skrócie
- Próg stosowania Prawa zamówień publicznych wynosi od 1 stycznia 2026 r. 170 000 zł netto; wcześniej było to 130 000 zł.
- Progi unijne dla usług na lata 2026–2027: 140 000 euro (603 400 zł) w administracji centralnej, 216 000 euro (930 960 zł) u pozostałych zamawiających klasycznych i 432 000 euro u sektorowych.
- Wartość zamówienia szacuje się bez VAT, najwcześniej 3 miesiące przed wszczęciem postępowania na usługi; przy usługach powtarzających się liczy się okres 12 miesięcy.
- Ustawa zakazuje dzielenia zamówienia w celu uniknięcia jej stosowania; części tej samej usługi się sumuje, a wyjątek dotyczy tylko małych części poniżej 80 000 euro, łącznie do 20% wartości.
- Poniżej 170 000 zł obowiązują regulaminy wewnętrzne i zasady wydatkowania środków publicznych, a w projektach unijnych – zasada konkurencyjności od 80 000 zł netto.
O tym, czy instytucja musi ogłosić przetarg na kampanię promocyjną, decydują dwie kwoty. Pierwsza to próg stosowania Prawa zamówień publicznych – od 1 stycznia 2026 r. 170 000 zł netto. Poniżej niego instytucja kupuje usługi według własnego regulaminu, od niego – w procedurze ustawowej, np. w trybie podstawowym. Druga to progi unijne, od których zaczynają się procedury opisane w dyrektywach: ogłoszenie w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, dłuższe terminy i wyższy wpis od odwołania. Kluczowe jest jednak nie samo porównanie kwot, ale prawidłowe oszacowanie wartości zamówienia – to tu pojawia się najwięcej błędów. Tekst opisuje przepisy obowiązujące według stanu na 29 października 2026 r. i uzupełnia przewodnik o zamówieniach publicznych na usługi promocyjne.
Jaki jest próg stosowania Prawa zamówień publicznych w 2026 r.?
Próg stosowania ustawy to najniższa wartość zamówienia, od której zamawiający musi stosować procedury Prawa zamówień publicznych. Od 1 stycznia 2026 r. wynosi 170 000 zł netto. Wcześniej, od wejścia w życie ustawy z 11 września 2019 r. w 2021 r., był to 130 000 zł. Podwyższenie wprowadziła ustawa z 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1173). Status: obowiązuje.
Próg jest wyrażony w złotych i nie zmienia się wraz z kursem euro, w przeciwieństwie do progów unijnych. Dotyczy zamówień klasycznych i konkursów organizowanych przez zamawiających publicznych – jednostki sektora finansów publicznych, samorządy, uczelnie, instytucje kultury, a także inne podmioty, które ustawa uznaje za zamawiających. Dla rynku usług promocyjnych zmiana oznacza, że część mniejszych kampanii, które w latach 2021–2025 wymagały trybu ustawowego, może być kupowana na podstawie regulaminów wewnętrznych.
Jakie progi unijne obowiązują w latach 2026–2027?
Progi unijne to kwoty określone w dyrektywach o zamówieniach publicznych i aktualizowane co dwa lata. Na lata 2026–2027 ogłosił je Prezes Urzędu Zamówień Publicznych w obwieszczeniu z 8 grudnia 2025 r. Do przeliczania wartości zamówień z euro na złote stosuje się kurs 4,31 zł.
| Rodzaj progu | Euro | Złote | Kogo dotyczy |
|---|---|---|---|
| Próg stosowania ustawy | – | 170 000 zł | wszyscy zamawiający publiczni |
| Próg unijny – usługi, administracja centralna | 140 000 | 603 400 zł | jednostki sektora finansów publicznych z wyłączeniem m.in. samorządów i ich związków, uczelni publicznych, państwowych instytucji kultury |
| Próg unijny – usługi, pozostali zamawiający klasyczni | 216 000 | 930 960 zł | m.in. samorządy, uczelnie publiczne, instytucje kultury, inni zamawiający publiczni |
| Próg unijny – zamówienia sektorowe | 432 000 | 1 861 920 zł | zamawiający sektorowi, w związku z działalnością sektorową |
| Próg unijny – roboty budowlane | 5 404 000 | ok. 23,3 mln zł | wszyscy zamawiający (dla kampanii zwykle bez znaczenia) |
Dla agencji praktyczny wniosek jest prosty: kampania dla gminy, województwa czy uczelni do ok. 931 tys. zł netto jest zwykle postępowaniem krajowym, a kampania dla ministerstwa przekraczająca ok. 603 tys. zł netto – postępowaniem unijnym.
Jak oszacować wartość zamówienia na kampanię promocyjną?
Szacowanie wartości zamówienia to ustalenie, ile zamawiający zapłaci wykonawcy za cały przedmiot zamówienia, bez VAT. Ustawa określa kilka zasad, które przy kampaniach mają szczególne znaczenie:
- bez VAT, za całość – podstawą jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, łącznie z opcjami i wznowieniami (art. 28);
- z należytą starannością – zamawiający nie może zaniżać wartości ani wybierać sposobu jej obliczania po to, by uniknąć stosowania ustawy (art. 29);
- części się sumuje – jeśli usługi są udzielane w częściach albo dopuszczono oferty częściowe, wartością zamówienia jest łączna wartość wszystkich części (art. 30 ust. 1);
- usługi powtarzające się – 12 miesięcy – przy usługach udzielanych okresowo liczy się łączna wartość z poprzednich 12 miesięcy lub poprzedniego roku budżetowego albo planowana na 12 miesięcy od pierwszej usługi (art. 35 ust. 1);
- usługi bez łącznej ceny – przy umowie na czas oznaczony do 48 miesięcy liczy się wartość za cały okres, a przy dłuższej lub na czas nieoznaczony – wartość miesięczną pomnożoną przez 48 (art. 35 ust. 3);
- aktualność – wartość ustala się nie wcześniej niż 3 miesiące przed wszczęciem postępowania na usługi, a jeśli okoliczności się zmienią, trzeba ją zaktualizować (art. 36).
W praktyce najtrudniejsze jest pytanie, które usługi tworzą jedno zamówienie. Przyjmuje się, że o jedności zamówienia świadczy tożsamość przedmiotowa (usługi tego samego rodzaju lub służące temu samemu celowi), czasowa (możliwość zamówienia ich w tym samym czasie) i podmiotowa (możliwość wykonania przez jednego wykonawcę). Koncepcja kreatywna, produkcja materiałów i prowadzenie kampanii w internecie, zaplanowane jako jedna akcja promocyjna, zwykle spełniają te warunki. Jak przełożyć cele kampanii na zakres usług, opisujemy w przewodniku kampania reklamowa krok po kroku.
Przykład modelowy. Miasto planuje roczną kampanię promującą budżet obywatelski: koncepcja i produkcja materiałów – 85 000 zł netto, emisja w internecie i outdoorze realizowana przez agencję – 55 000 zł netto, prowadzenie profili w mediach społecznościowych – 4 000 zł netto miesięcznie przez 12 miesięcy, czyli 48 000 zł netto. Łącznie 188 000 zł netto, a więc powyżej progu 170 000 zł i poniżej progu unijnego 930 960 zł – miasto powinno przeprowadzić postępowanie krajowe, np. w trybie podstawowym, z możliwością podziału na części. Rozpisanie tych samych usług na trzy osobne zapytania ofertowe po 85 000, 55 000 i 48 000 zł byłoby niedozwolonym dzieleniem zamówienia.
Jeśli zamawiający planuje zakup mediów przez agencję, do wartości zamówienia wlicza budżet mediowy, który przejdzie przez wykonawcę. Wyłączenie z art. 11 ust. 1 pkt 5 dotyczy tylko zakupu czasu antenowego lub audycji bezpośrednio od nadawców. Zasady planowania budżetu mediowego wyjaśniamy w tekście o tym, jak powstaje media plan, a typowe modele wynagrodzenia agencji – w tekście o tym, ile kosztuje agencja marketingowa.
Czy kampanię można podzielić na mniejsze zamówienia?
Podział zamówienia na części jest dozwolony, a często nawet pożądany, bo pozwala startować mniejszym agencjom – na przykład osobno w części kreatywnej, osobno w produkcji wideo i osobno w obsłudze mediów społecznościowych. Zakazane jest natomiast dzielenie zamówienia po to, by uniknąć stosowania ustawy lub procedur unijnych (art. 29). Granica przebiega w sposobie liczenia wartości: części się sumuje, a o procedurze decyduje łączna wartość całego zamówienia.
Ustawa przewiduje jeden wyjątek. Zamawiający może udzielić zamówienia na część według przepisów właściwych dla jej wartości, jeżeli wartość tej części jest mniejsza niż 80 000 euro (po kursie 4,31 zł – 344 800 zł) dla usług, a łączna wartość tak udzielanych części nie przekracza 20% wartości całego zamówienia (art. 30 ust. 4). Przy kampaniach przydaje się to na przykład dla drobnych zakupów towarzyszących, takich jak druk materiałów czy tłumaczenia.
Alternatywą dla wielu drobnych postępowań jest umowa ramowa, w ramach której zamawiający udziela kolejnych zleceń w miarę potrzeb. Wartością zamówienia jest wtedy łączna szacunkowa wartość wszystkich zamówień planowanych w okresie obowiązywania umowy ramowej. Różnice między umową ramową a projektową opisujemy w tekście o tym, czy wybrać umowę ramową, czy projektową.
Co obowiązuje instytucję poniżej progu 170 000 zł?
Poniżej progu stosowania ustawy instytucja nie musi prowadzić postępowania o udzielenie zamówienia w rozumieniu Prawa zamówień publicznych i nie przysługuje w nim odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej. Nadal jednak wydaje środki publiczne, więc obowiązują ją zasady z ustawy o finansach publicznych – wydatki mają być celowe, oszczędne i przynosić najlepsze efekty z danych nakładów. Wiele instytucji ma regulaminy zamówień podprogowych, które przewidują rozeznanie rynku, zapytanie ofertowe do kilku wykonawców lub publikację zapytania na stronie internetowej, z różnymi wymogami w zależności od kwoty.
Inaczej jest, gdy kampania jest finansowana z funduszy europejskich. Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 beneficjent podlegający ustawie przy zamówieniach powyżej 80 000 zł netto, ale poniżej 170 000 zł, stosuje zasadę konkurencyjności i publikuje zapytanie w Bazie Konkurencyjności. Szczegóły tej procedury opisujemy w tekście o Bazie Konkurencyjności i zamówieniach na promocję projektów unijnych.
Co zmienia przekroczenie progu unijnego?
Przekroczenie progu unijnego nie zmienia zasad oceny ofert – ograniczenie wagi ceny do 60% w jednostkach sektora finansów publicznych obowiązuje w obu rodzajach postępowań. Zmienia natomiast procedurę i koszty sporu. Ogłoszenie trafia do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, a zamawiający wybiera tryb spośród przewidzianych dla zamówień unijnych, np. przetarg nieograniczony. Terminy na odwołanie od czynności przekazanych elektronicznie wydłużają się z 5 do 10 dni, a wpis od odwołania w zamówieniu na usługi rośnie z 7 500 zł do 15 000 zł. Jak wygląda procedura odwoławcza, wyjaśniamy w tekście o odwołaniu do KIO.
Od wartości zamówienia zależy też to, jak szczegółowy musi być opis przedmiotu zamówienia i jakie dokumenty zamawiający może żądać od wykonawców. W obu przypadkach opis musi być jednoznaczny i wyczerpujący – o tym, jak go przygotować dla kampanii, piszemy w tekście o opisie przedmiotu zamówienia na kampanię promocyjną.
Jak sprawdzić, czy przetarg na promocję jest obowiązkowy?
- Ustal, czy instytucja jest zamawiającym w rozumieniu ustawy i czy zakup nie mieści się w wyłączeniu (np. zakup czasu antenowego bezpośrednio od nadawcy).
- Zbierz wszystkie usługi promocyjne planowane w tym samym czasie i w tym samym celu – koncepcję, produkcję, media, social media, wydarzenia.
- Oszacuj ich łączną wartość bez VAT, z opcjami, a przy usługach powtarzających się – za 12 miesięcy.
- Porównaj wynik z progiem 170 000 zł: poniżej – regulamin wewnętrzny lub zasada konkurencyjności, od tej kwoty – procedura ustawowa.
- Porównaj wynik z właściwym progiem unijnym (603 400 zł albo 930 960 zł dla usług) i wybierz tryb.
- Udokumentuj szacowanie w notatce – przy kontroli to ona pokazuje, że wartości nie zaniżono.
Przy ustalaniu kryteriów warto od razu zaplanować, jak instytucja oceni jakość ofert, bo w usługach kreatywnych sama cena rzadko pozwala wybrać dobrą kampanię – zasady opisujemy w tekście o kryteriach pozacenowych. Tekst ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną; przy dużych lub wieloletnich zamówieniach warto skonsultować szacowanie i wybór trybu z prawnikiem specjalizującym się w zamówieniach publicznych.
Najczęstsze pytania
Czy próg 170 000 zł to kwota netto czy brutto?
Netto. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług (art. 28). Kampania za 200 000 zł brutto, czyli ok. 162 600 zł netto przy stawce VAT 23%, mieści się więc poniżej progu stosowania ustawy.
Czy instytucja może podzielić kampanię na kilka zleceń poniżej progu?
Nie, jeśli robi to po to, by uniknąć stosowania ustawy – zakazuje tego art. 29. Gdy usługi są udzielane w częściach, wartością zamówienia jest łączna wartość wszystkich części (art. 30). Ustawa pozwala jedynie udzielić małych części według przepisów właściwych dla ich wartości – gdy każda jest mniejsza niż 80 000 euro, a łącznie stanowią nie więcej niż 20% całości.
Od kiedy obowiązują aktualne progi unijne?
Progi na lata 2026–2027 obowiązują od 1 stycznia 2026 r. Ogłosił je Prezes Urzędu Zamówień Publicznych w obwieszczeniu z 8 grudnia 2025 r., a do przeliczania wartości zamówień z euro na złote stosuje się kurs 4,31 zł. Ponieważ progi określono na dwa lata, kolejnej zmiany należy się spodziewać od 2028 r.
Jak liczyć wartość stałej obsługi mediów społecznościowych?
Jako usług powtarzających się okresowo. Wartością zamówienia jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju z poprzednich 12 miesięcy lub poprzedniego roku budżetowego, z uwzględnieniem przewidywanych zmian, albo łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w ciągu 12 miesięcy od pierwszej usługi (art. 35).
Co obowiązuje instytucję poniżej progu 170 000 zł?
Ustawy nie stosuje się, ale instytucja wydaje środki publiczne, więc musi działać celowo i oszczędnie, zgodnie z ustawą o finansach publicznych i własnym regulaminem zamówień. W projektach unijnych przy zamówieniach powyżej 80 000 zł netto dochodzi zasada konkurencyjności z obowiązkiem publikacji zapytania w Bazie Konkurencyjności.