W skrócie
- Zasadę konkurencyjności stosuje się w projektach 2021–2027 przy zamówieniach powyżej 80 000 zł netto; próg podniosła z 50 000 zł wersja Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków z 14 marca 2025 r.
- Beneficjent podlegający Prawu zamówień publicznych stosuje zasadę konkurencyjności tylko do zamówień poniżej 170 000 zł netto; od tej kwoty prowadzi postępowanie ustawowe.
- Zapytanie ofertowe publikuje się w Bazie Konkurencyjności (BK2021), a oferty składa się wyłącznie przez ten system – ofertę złożoną inną drogą należy odrzucić.
- Beneficjent, który nie jest zamawiającym w rozumieniu ustawy, co do zasady nie może udzielać zamówień podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo.
- Brak publikacji, zawężające warunki, kryteria dotyczące wykonawcy, nazwy własne w opisie przedmiotu i zbyt krótki termin składania ofert to typowe naruszenia kończące się korektą finansową.
Projekty finansowane z funduszy europejskich prawie zawsze mają budżet na promocję: kampanię informacyjną, materiały, wydarzenia, filmy, prowadzenie strony i profili w mediach społecznościowych. Jeśli beneficjent nie musi w danym przypadku stosować Prawa zamówień publicznych, a wartość zamówienia przekracza 80 000 zł netto, wybiera wykonawcę według zasady konkurencyjności – i robi to w Bazie Konkurencyjności. Procedura jest prostsza niż przetarg ustawowy, ale ma własne pułapki: błędy w zapytaniu ofertowym kontrolujący karzą korektą finansową, czyli obniżeniem dofinansowania. Tekst opisuje reguły perspektywy 2021–2027 według stanu na 29 października 2026 r. i uzupełnia przewodnik o zamówieniach publicznych na usługi promocyjne.
Czym jest Baza Konkurencyjności i kto z niej korzysta?
Baza Konkurencyjności to serwis internetowy, w którym beneficjenci programów unijnych publikują zapytania ofertowe, prowadzą komunikację z wykonawcami, przyjmują oferty i ogłaszają wyniki postępowań prowadzonych według zasady konkurencyjności. W perspektywie 2021–2027 działa jej wersja oznaczana jako BK2021 (BK21). Z bazy korzystają m.in. firmy, organizacje pozarządowe, uczelnie niepubliczne i inne podmioty, które nie są zamawiającymi w rozumieniu Prawa zamówień publicznych, ale także instytucje publiczne – przy zamówieniach poniżej progu stosowania ustawy.
Zasada konkurencyjności nie wynika z ustawy, tylko z Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 i z umowy o dofinansowanie, która zobowiązuje beneficjenta do ich stosowania. To ważne rozróżnienie: w zapytaniu w Bazie Konkurencyjności nie stosuje się trybów, terminów ani środków ochrony prawnej z Prawa zamówień publicznych. Instytucja Koordynująca Umowę Partnerstwa stoi na stanowisku, że zasady konkurencyjności nie można realizować na żadnej innej platformie zakupowej, a ogłoszenia publikowane gdzie indziej mogą jedynie odsyłać do bazy.
Kiedy beneficjent musi stosować zasadę konkurencyjności?
Zasadę konkurencyjności stosuje się, gdy wartość zamówienia przekracza 80 000 zł netto. Ten próg wprowadziła wersja wytycznych z 14 marca 2025 r., która podniosła go z 50 000 zł netto. Po podwyższeniu progu stosowania Prawa zamówień publicznych do 170 000 zł od 1 stycznia 2026 r. zakres zasady konkurencyjności dla beneficjentów podlegających ustawie objął zamówienia od ponad 80 000 zł do kwoty poniżej 170 000 zł. Status: wytyczne obowiązują, stan na 29 października 2026 r.
| Wartość zamówienia | Beneficjent niepodlegający Pzp | Beneficjent podlegający Pzp |
|---|---|---|
| do 80 000 zł | własne zasady, z zachowaniem przejrzystości i racjonalności wydatków | regulamin wewnętrzny |
| powyżej 80 000 zł, poniżej 170 000 zł | zasada konkurencyjności, Baza Konkurencyjności | zasada konkurencyjności, Baza Konkurencyjności |
| od 170 000 zł | zasada konkurencyjności, Baza Konkurencyjności | Prawo zamówień publicznych (np. tryb podstawowy) |
| od progów unijnych (dla usług 603 400 zł lub 930 960 zł) | zasada konkurencyjności, Baza Konkurencyjności | Prawo zamówień publicznych, procedury unijne |
Wartość szacuje się tak samo jak w zamówieniach publicznych: łącznie dla usług tożsamych przedmiotowo, czasowo i podmiotowo, bez dzielenia na mniejsze zapytania. Jeśli łączna wartość części przekracza próg, każdą część udziela się według zasady konkurencyjności albo ustawy. Zasady szacowania i liczenia części opisujemy w tekście o progach zamówień publicznych w 2026 r. Konfederacja Lewiatan w liście do Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej z 4 czerwca 2025 r. postulowała podniesienie progu do 130 000 zł netto – na koniec października 2026 r. obowiązuje jednak 80 000 zł.
Co musi zawierać zapytanie ofertowe na promocję projektu?
Zapytanie ofertowe to dokument, w którym beneficjent opisuje, czego potrzebuje, kto może złożyć ofertę i jak oferty zostaną ocenione. W zamówieniach na promocję powinien zawierać co najmniej:
- opis przedmiotu zamówienia – działania promocyjne, grupy docelowe, liczbę i rodzaj materiałów, kanały, harmonogram, wymagania dotyczące oznakowania materiałów znakami programu;
- warunki udziału i sposób ich oceny – jeśli beneficjent je stawia, muszą być proporcjonalne do przedmiotu;
- kryteria oceny ofert z wagami i sposobem przyznawania punktów – odnoszące się do przedmiotu zamówienia, nie do właściwości wykonawcy;
- termin składania ofert i termin realizacji umowy;
- informację o zakazie konfliktu interesów i – u beneficjentów niepodlegających ustawie – o zakazie powiązań osobowych lub kapitałowych;
- warunki istotnych zmian umowy, jeśli beneficjent je przewiduje, oraz informację o ofertach częściowych.
Najwięcej pracy wymaga opis przedmiotu zamówienia. Zakres promocji w projekcie wynika z wniosku o dofinansowanie i z obowiązków widoczności, które rozporządzenie (UE) 2021/1060 nakłada na beneficjentów – m.in. opis projektu na stronie internetowej i w mediach społecznościowych oraz oznaczanie materiałów. Opis powinien przełożyć te obowiązki na konkretne produkty i wolumeny. Jak to zrobić, pokazujemy w tekście o opisie przedmiotu zamówienia na kampanię promocyjną; dobrym punktem wyjścia jest też struktura klasycznego briefu reklamowego.
Osobnej uwagi wymaga projekt umowy. Materiały promocyjne beneficjent wykorzystuje często także po zakończeniu kampanii – na stronie internetowej, w sprawozdaniach i w okresie trwałości projektu – dlatego umowa powinna wskazywać pola eksploatacji, na których przechodzą autorskie prawa majątkowe albo na których udzielana jest licencja; zasady opisujemy w tekście o przeniesieniu praw autorskich do kreacji. Warto też z góry ustalić, kto przygotowuje dokumentację potwierdzającą wykonanie działań – raporty z emisji, zrzuty ekranu, listy obecności z wydarzeń – bo beneficjent potrzebuje jej do rozliczenia wniosku o płatność.
Jak przebiega postępowanie w Bazie Konkurencyjności krok po kroku?
- Oszacowanie wartości zamówienia i ustalenie, czy obowiązuje zasada konkurencyjności, czy Prawo zamówień publicznych.
- Przygotowanie zapytania ofertowego z opisem przedmiotu, warunkami, kryteriami i projektem umowy.
- Publikacja zapytania w Bazie Konkurencyjności – to moment wszczęcia postępowania; dodatkowe ogłoszenia mogą jedynie odsyłać do bazy.
- Pytania wykonawców i odpowiedzi – udzielane w bazie, tak by były dostępne dla wszystkich zainteresowanych.
- Składanie ofert wyłącznie przez Bazę Konkurencyjności – ofert złożonych mailem lub papierowo nie wolno brać pod uwagę.
- Ocena ofert przez osoby, które złożyły oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami.
- Publikacja wyniku w bazie i zawarcie umowy z wybranym wykonawcą.
- Dokumentacja – protokół z postępowania i dowody publikacji na potrzeby kontroli projektu.
Wytyczne określają minimalne terminy składania ofert, zróżnicowane w zależności od rodzaju i wartości zamówienia. Termin liczony od publikacji zapytania warto ustalić z zapasem: przygotowanie koncepcji kampanii z rzetelną wyceną wymaga czasu, a zbyt krótki termin kontrolujący traktują jako naruszenie.
Czym zasada konkurencyjności różni się od Prawa zamówień publicznych?
| Element | Zasada konkurencyjności | Prawo zamówień publicznych |
|---|---|---|
| Podstawa | wytyczne i umowa o dofinansowanie | ustawa z 11 września 2019 r. |
| Gdzie publikuje się ogłoszenie | Baza Konkurencyjności (BK2021) | Biuletyn Zamówień Publicznych lub Dziennik Urzędowy UE |
| Tryby | jedna procedura zapytania ofertowego | kilka trybów, m.in. podstawowy, przetarg nieograniczony, konkurs |
| Waga ceny | art. 246 Pzp nie ma zastosowania; zasady kryteriów określają wytyczne | w jednostkach sektora finansów publicznych maksymalnie 60% (art. 246) |
| Środki ochrony | brak odwołania do KIO | odwołanie do KIO i skarga do sądu |
| Skutek błędu | korekta finansowa – utrata części dofinansowania | unieważnienie czynności, kary, a w projekcie także korekta |
Dla agencji praktyczną różnicą jest też forma: zamiast rozbudowanej specyfikacji warunków zamówienia i ustawowych oświadczeń jest zwykle krótsze zapytanie z formularzem ofertowym i oświadczeniem o braku powiązań z beneficjentem. Brak odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej nie oznacza, że wykonawca jest bezbronny. Może prosić beneficjenta o wyjaśnienia, a o nieprawidłowościach poinformować instytucję, która przyznała dofinansowanie i kontroluje wydatki. Procedurę obowiązującą w postępowaniach ustawowych opisujemy w tekście o odwołaniu do KIO.
Jakie błędy kończą się korektą finansową?
Korekta finansowa to pomniejszenie wydatków kwalifikowalnych o określony procent wartości zamówienia, w którym stwierdzono naruszenie. Stawki określają odrębne wytyczne dotyczące korygowania nieprawidłowości. W materiałach szkoleniowych Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej z czerwca 2026 r. jako najczęstsze naruszenia zasady konkurencyjności wymieniono:
- brak upublicznienia zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności;
- warunki udziału zawężające krąg wykonawców;
- kryteria oceny dotyczące właściwości wykonawcy, a nie przedmiotu zamówienia;
- nazwy własne w opisie przedmiotu zamówienia, np. konkretne marki lub produkty;
- zbyt krótki termin składania ofert.
Niezgodne z wytycznymi jest także przyjęcie do oceny ofert złożonych poza bazą.
Dla zamówień promocyjnych szczególnie ryzykowne są warunki doświadczenia wyraźnie przewyższające skalę zamawianej usługi – np. wymóg kilku kampanii o wartości kilkukrotnie wyższej niż zlecenie – oraz kryteria w rodzaju „liczba lat na rynku”, które oceniają firmę zamiast oferty. Zasady konstruowania kryteriów jakościowych, które da się obronić przy kontroli, opisujemy w tekście o kryteriach pozacenowych w przetargach na usługi kreatywne.
Jak agencja może zdobywać zlecenia z Bazy Konkurencyjności?
Zapytania w bazie dotyczą bardzo różnych zleceń: od kampanii w mediach społecznościowych, przez filmy promocyjne i konferencje, po materiały drukowane. Dla mniejszych agencji to dobry rynek do budowania doświadczenia w sektorze publicznym – o tym, jak mała agencja może planować rozwój, piszemy w tekście o agencji marketingowej dla małej firmy.
- Załóż konto w Bazie Konkurencyjności i ustaw powiadomienia o zapytaniach z kategorii usług promocyjnych.
- Przeczytaj zapytanie w całości, łącznie z projektem umowy – szczególnie kary, terminy płatności i wymagania dotyczące oznakowania materiałów.
- Zadawaj pytania przez bazę, zanim złożysz ofertę; odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców.
- Sprawdź, czy nie jesteś powiązany z beneficjentem osobowo lub kapitałowo – to wyklucza z udziału.
- Przygotuj koncepcję tak, by odpowiadała na kryteria, i opisz ją w formie, którą da się punktować.
- Złóż ofertę wyłącznie przez bazę i z wyprzedzeniem – oferta wysłana inaczej nie będzie oceniana.
- Policz cenę z uwzględnieniem pracy przy raportowaniu do instytucji i dokumentowaniu efektów; o wskaźnikach piszemy w tekście o efektywności reklamy.
W projektach o charakterze społecznym – zdrowotnych, edukacyjnych, środowiskowych – zlecenia promocyjne często mają cele bliskie kampaniom społecznym, w których liczy się zmiana postaw, a nie sprzedaż. Specyfikę takich działań opisujemy w tekście o kampanii społecznej w internecie.
Tekst ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną. Wytyczne bywają zmieniane, a szczegółowe wymagania określa umowa o dofinansowanie konkretnego programu, dlatego przy większych zamówieniach warto skonsultować zapytanie z instytucją finansującą lub prawnikiem znającym zasady funduszy europejskich.
Najczęstsze pytania
Czy Baza Konkurencyjności to to samo co platforma e-Zamówienia?
Nie. Platforma e-Zamówienia i Biuletyn Zamówień Publicznych służą postępowaniom prowadzonym według Prawa zamówień publicznych. Baza Konkurencyjności obsługuje zapytania ofertowe w projektach unijnych prowadzone według zasady konkurencyjności, która wynika z wytycznych i umowy o dofinansowanie, a nie z ustawy.
Od jakiej kwoty trzeba publikować zapytanie w Bazie Konkurencyjności?
W perspektywie 2021–2027 – gdy wartość zamówienia przekracza 80 000 zł netto, a beneficjent nie musi w danym przypadku stosować Prawa zamówień publicznych. Przed zmianą wytycznych z 14 marca 2025 r. próg wynosił 50 000 zł netto. Beneficjent podlegający ustawie stosuje zasadę konkurencyjności do zamówień poniżej 170 000 zł netto.
Czy od wyniku zapytania w Bazie Konkurencyjności można odwołać się do KIO?
Nie. Odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej przysługuje w postępowaniach prowadzonych według Prawa zamówień publicznych, a zasada konkurencyjności wynika z wytycznych i umowy o dofinansowanie. Wykonawca może zwrócić się do beneficjenta o wyjaśnienia i poinformować o nieprawidłowościach instytucję, która przyznała dofinansowanie.
Jakie kryteria oceny można zastosować w zapytaniu na promocję projektu?
Kryteria muszą dotyczyć przedmiotu zamówienia, a nie właściwości samego wykonawcy – kontrolujący wskazują kryteria dotyczące wykonawcy jako jedno z typowych naruszeń. Obok ceny można oceniać np. koncepcję działań promocyjnych, harmonogram czy sposób dotarcia do grupy docelowej. Wagi i sposób przyznawania punktów trzeba opisać w zapytaniu.
Czy beneficjent może opublikować zapytanie także na swojej stronie?
Tak, ale tylko dodatkowo. Według stanowiska Instytucji Koordynującej Umowę Partnerstwa zasady konkurencyjności nie można realizować na innej platformie niż Baza Konkurencyjności. Ogłoszenie na stronie beneficjenta lub w mediach może jedynie odsyłać do zapytania opublikowanego w bazie.